Les communications unifiées (ou UC pour Unified Communications) s’affilient à un ensemble d’outils communicants réunis sur une même plateforme pour faciliter les échanges entre les individus et pour travailler de manière plus efficace. L’intégration de ces services comme la messagerie instantanée (chat), la téléphonie par Internet, des services de vidéoconférence, le partage d’agenda ou d’applications… permet un modèle plus économique pour les entreprises ainsi que plus de fonctionnalités que les systèmes traditionnels. Cette stratégie permet d’avancer de façon intelligente et sereine.

Quels sont objectifs des communications unifiées ?

Le déploiement de ces services modulaires répond à des objectifs internes et externes. En intégrant les logiciels qui prennent en compte la communication synchrone et asynchrone, l’utilisateur pourra faire interagir l’ensemble des outils facilement, avec n’importe quel équipement informatique.

Pour les entreprises, les communications unifiées doivent favoriser le passage aux applications et aux ressources numériques à toute heure et depuis n’importe où, sur un poste fixe ou mobile. Leur développement répond aussi à l’optimisation des échanges internes : communications par messagerie instantanée entre les collaborateurs d’une même équipe, allers et retours d’un dossier client, partage de documents… Ces interactions reposent sur une parfaite flexibilité de l’interface choisie, qui doit être exclusive et ergonomique.

Différents cas de figures peuvent apparaître au sein de toute entreprise où les communications unifiées répondent à des besoins spécifiques :

  • Environnement de bureau traditionnel, où les salariés travaillent sur des ordinateurs et avec des téléphones de bureau ou logiciels et utilisent des webcams individuelles.
  • Salles de conférence d’entreprise équipées de téléphones à haut-parleur, d’un système d’affichage partagé et d’un système vidéo partagé.
  • Collaborateurs travaillant en télétravail ou à distance à l’aide d’outils mobiles, et faisant fonctionner les fonctions audio et vidéo de ces appareils…

Idéalement, le service de communications unifiées fournit à la fois sur les systèmes principaux qui proposent les services et aux clients frontaux qui fournissent les accès.

La finalité externe est toute aussi importante. En effet, il s’agit de faire évoluer positivement la qualité de service et la relation client. Ainsi, la création réussie d’une interface unique sera vue d’un très bon oeil par les clients désireux de déployer un contact dynamique et pertinent. En définitif, les communications unifiées permettent la baisse des frais de gestion et de maintenance, avec l’intégration de nombreuses solutions techniques : téléphonie IP, visioconférence, messagerie (email et messagerie instantanée), calendriers partagés…

De manière globale, la mise en application de communications unifiées aura comme but d’aider aux processus métiers, d’améliorer sa performance et de s’inscrire sur le chemin de l’innovation.

Comment bien se positionner sur le déploiement des communications unifiées ?

Les systèmes de communications unifiées et de collaboration se croisent dans une certaine mesure. Ainsi, les outils de collaboration qui prennent en charge les services d’assistance ou les systèmes de projet, proposent parfois des services de communications unifiées, comme le chat, ou sont assimilés dans des systèmes d’UC externes pour assurer ces fonctionnalités. Les communications unifiées se superposent également aux technologies de centre d’appels. Cette assimilation peut poser des problématiques à l’intégration de nouveaux outils assurant les mêmes services. Un état des lieux est donc à préconiser.

Comme la mobilité des collaborateurs prend de l’ampleur, l’entreprise doit faire évoluer son modèle numérique : du poste de travail du salarié au back office interne. Nous pouvons parler de modèle mais chaque établissement a ses propres problématiques où les options techniques sont multiples, ce qui ne facilite pas toujours un choix adapté. Il est donc nécessaire de se questionner sur les besoins de l’entreprise en matière de communications unifiées, notamment s’ils sont immédiats ou évolutifs :

  • Quelles sont les capacités techniques opérationnelles pour l’entreprise ?
  • Quels sont les outils répondant au mieux à ces besoins ?
  • Comment ces options s’intègrent-elles à l’entité actuelle et sont-elles évolutives ?
  • Comment s’organisent les ressources pour assurer la satisfaction client ?

Ces différentes questions permettront de privilégier l’interface adaptée aux besoins de l’entreprise.

La transformation digitale renouvelle notre façon de travailler. Cela peut être problématique pour certaines entreprises qui font face à de nouveaux modèles de communications. IntregraSys apporte les solutions à cette transition. La plateforme Enodios met en œuvre un mode de travail plus intelligent répondant aux besoins en communications unifiées de vos clients.

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